Virtueel vergaderen? 8 tips voor een efficiënte online meeting

De ene vindt het een stuk efficiënter, de andere dan weer vermoeiender achter zo’n scherm. Maar het grote verschil tussen live en virtueel vergaderen is natuurlijk dat je niet samen in één ruimte zit. Dat heeft zo z’n voor- en z’n nadelen.

In de psychologie gebruiken experts weleens de term ‘the eye contact effect.’ Wanneer je communiceert doe je dat niet alleen met woorden, maar ook met je ogen en lichaam. Oogcontact en lichaamstaal zijn bijgevolg ook belangrijke bronnen van informatie. Het vertelt je veel over de intenties van je gesprekspartner(s). Die laag aan informatie gaat deels verloren wanneer je online overleg voert. Probeer daarom je gesprekspartners zo groot als mogelijk op je scherm te projecteren en zet je eigen webcam ook steeds aan.

Ook technologische haperingen, een gebrek aan digitale kennis, een hoger risico op concentratieverlies en een minder vlotte interactie zijn veelvoorkomende uitdagingen tijdens een online meeting.

Anderzijds lukt het makkelijker om veel mensen op hetzelfde moment samen te krijgen wanneer je vanop je eigen locatie kan inchecken. Je moet je namelijk niet verplaatsen, waardoor je vaak tijd wint. Online vergaderingen verlopen vaak efficiënter en duren ze daardoor minder lang. Je vergadert immers weer bewuster en past daardoor weer aandachtiger goede vergadertechnieken toe. Met onderstaande virtuele vergaderskills worden die voordelen alleen maar groter.

Ga thuis bewust op zoek naar een goede werkplek om te vergaderen. Kies voor een ruimte waar je niet gestoord wordt en waar er een minimum aan afleiding is. Zorg voor een goede verlichting zodat je gesprekspartners je goed kunnen zien en probeer geluidsoverlast in de omgeving te minimaliseren door bijvoorbeeld een headset te dragen. Dat werkt aangenamer voor jou én voor je collega’s.

Een geklede broek kan je wel missen tijdens een online meeting, maar een goede internetverbinding is absoluut essentieel. Zet je in een ruimte waar het netwerk sterk en stabiel is en check op voorhand even of je internetverbinding up and running is.

Zorg ook altijd dat je tijdig klaar zit om je aan te melden. Zo kan je eventuele technische haperingen nog oplossen voor de vergadering van start gaat.

Beslis op voorhand welke online vergadertool voor jou het beste werkt en leer de verschillende functies van de app goed kennen. Hoe vlotter je die tool leert gebruiken, hoe minder tijd en energie je zal verspillen aan de technologische poespas die bij online vergaderen komt kijken.

Neem bewust de tijd om aan je collega’s te vragen hoe het met hen gaat en voorzie ruimte voor een informeel moment. Social distancing mag dan de norm zijn op fysiek vlak, maar emotionele verbondenheid was nog nooit zo belangrijk als nu.

De tijd dat we op kantoor van de ene vergadering naar de andere holden met amper tijd voor een sanitaire stop is voorbij. Maar nu is de valkuil voornamelijk dat de online meetings elkaar in sneltempo opvolgen. Denk daarom steeds kritisch na: is dit overleg echt nodig, en wie moet erbij aanwezig zijn?  

Hou vergaderingen ook kort en doelgericht door op voorhand een duidelijke vergaderagenda op te stellen. Deel die op voorhand en hou je aan de agendapunten door aan het begin van een meeting aan te geven dat varia-onderwerpen aan het einde van de vergadering besproken kunnen worden.

Of je de vergadering nu leidt of je een deelnemer bent, zorg tot slot altijd dat je goed voorbereid bent en eventueel alle nodige documenten al hebt klaarstaan.

Bij een virtuele vergadering is een duidelijke taakverdeling nog belangrijker dan tijdens offline vergaderingen. Door op voorhand rollen zoals de gespreksleider, de timekeeper, de technicus en de notulist te verdelen, weet iedere deelnemer dat de vergadering goed zal worden opgevolgd, zelfs wanneer je elkaar niet – letterlijk of figuurlijk – in het oog kan houden.

Nu je constant in je eigen bubbel zit, is het maar normaal dat je ook je eigen werkwijze en gewoontes ontwikkelt. Maar tijdens een vergadering op afstand is structuur en duidelijkheid net des te belangrijker. Maak daarom aan het begin van elke meeting enkele heldere afspraken. Stem bijvoorbeeld af op welke manier je het woord kan vragen, of je al dan niet gebruik wil maken van de chatfunctie en hoe je documenten zal delen.

Ben jij de gespreksleider? Leg dan aan het begin van de meeting uit wat de deelnemers mogen verwachten en vat op regelmatige basis samen wat er reeds gezegd is, zonder toevoegingen of opinie. Zorg er ook voor dat iedereen evenwaardig aan het woord kan komen en betrek elke deelnemer bewust bij het gesprek.

Kort en bondig vergaderen werkt, maar neem aan het einde van elke online vergadering wel de tijd om de meeting even te evalueren. Geef zelf feedback op hoe de vergadering is verlopen en wat er volgens jou vlot of minder vlot ging, maar vraag ook feedback aan de andere deelnemers. Nodig mensen uit om eventueel nog een evaluerend chatgesprek te voeren ter afronding en geef aan dat je altijd open staat voor feedback via e-mail.

Is het aan jou om een vergadering te hosten of geef jij binnenkort een virtuele presentatie? Met deze tips neem jij vol zelfvertrouwen het online woord.