Tips voor jouw freelance administratie

Als freelance ondernemer moet je je administratie netjes bijhouden. Denk aan kassabonnetjes, facturen, contracten, bankafschriften… Het is verplicht om dit zeven jaar te bewaren voor de Belastingdienst, op papier of digitaal. Papieren bonnen en facturen kan je tegenwoordig ook eenvoudig scannen en uploaden in een digitaal administratiesysteem.

Je kan je administratie zelf bijhouden, bijvoorbeeld in Excel. Maar het kan heel wat makkelijker met een online boekhoudprogramma. Hier betaal je een maandelijks bedrag voor. In ruil kan je digitale facturen maken, kosten inboeken, uren bijhouden, bonnetjes inscannen en rechtstreeks btw-aangifte doen. Er bestaan veel online administratieprogramma’s: Billit, Scheduler, Silvasoft, Comanage, Cashaca, Teamleader, Zoho, ZenFactuur… De meeste bieden een gratis proefperiode aan: maak hier gebruik van.

Nadat je alles ingevoerd hebt in je boekhoudprogramma, moet je het enkel nog aangeven bij de Belastingdienst. Laat je administratie altijd controleren door een boekhouder. Zo ben je zeker dat de aangifte correct is en vermijd je problemen met de fiscus achteraf. Een boekhouder weet bovendien precies waar je recht op hebt en kan je helpen om te besparen met bepaalde aftrekposten. Wat je hem/haar betaalt, betaalt zichzelf op die manier vaak voor een deel terug.

Je kan er ook voor kiezen om je volledige boekhouding aan een boekhouder toe te vertrouwen, zoals ik doe. Ik hou mijn administratie (kassabonnen, ontvangen facturen…) bij in een gedeelde online folder met mijn boekhoudster. Mijn verkoopfacturen stel ik op met een online administratieprogramma (Teamleader), dat compatibel is met het programma van mijn boekhoudster. Zo kan zij zonder problemen mijn btw- en belastingaangifte doen. Ik vind het handig: ik hou me niet graag bezig met cijfers en ik weet dat dit bij haar in goede handen is.

Hier betaal ik graag voor: het geeft mij tijd om te doen wat ik het liefst doe: schrijven voor mijn klanten. Twijfel je of je je boekhouding zelf gaat doen of een beroep wil doen op een boekhouder? Luister eens bij collega-freelancers hoe zij het aanpakken.

Of je nu een boekhouder hebt of niet, sommige zaken moet je sowieso zelf bijhouden als freelancer. Denk aan facturen, betaalbewijzen, bankafschriften, attesten, contracten… De meeste freelancers lopen niet warm voor al dit papierwerk. Maar hoe langer je het uitstelt, hoe meer je ertegenop ziet. Voorzie daarom elke week een vast moment om je administratie bij te werken. Ik doe dit bijvoorbeeld elke woensdagvoormiddag.

Met een goede freelance administratie maak je trouwens niet alleen de Belastingdienst of je boekhouder blij, het geeft je ook een beter zicht op het reilen en zeilen van je bedrijf. Op basis hiervan kan je de juiste budgettaire beslissingen nemen. Kan je de cijfers zelf niet correct interpreteren? Je boekhouder helpt je hier graag bij!

Het is belangrijk dat je je privé en zakelijke inkomsten en uitgaven gescheiden houdt. Open een aparte bankrekening voor je bedrijf. Het is niet alleen duidelijker voor de Belastingsdienst, je krijgt zelf ook een beter zicht op je financiën.

Tot slot nog een belangrijke tip: zet voldoende geld opzij voor de inkomensbelasting. Je kan dit doen door een apart potje aan te maken op de rekening van je bedrijf en er bijvoorbeeld maandelijks een bedrag in te storten. Hiermee vermijd je dat je plots een grote som moet betalen, die je niet altijd meteen voorhanden hebt.

Er bestaat ook een systeem van voorafbetalingen per kwartaal. Het voordeel hiervan is dat je minder belastingen betaalt (geen belastingvermeerdering) en dat je je fiscale lasten kan spreiden over een heel jaar. Dit geeft veel gemoedsrust, omdat je weet dat je geen enorm bedrag meer zal moeten betalen op het einde van het boekjaar. Vraag aan je boekhouder hoeveel geld je hiervoor best reserveert, want het is afhankelijk van je inkomen.

Ben jij aan de slag als freelancer? Neem een kijkje op onze website en ontdek hoe Bright Plus jou kan ondersteunen.