Personal assistant: van uitvoerder naar regisseur

Bij BMW Group spreken ze bijvoorbeeld van ‘strategy & business officers’. Wat is hun rol in de organisatie en welke profielen worden het meest gevraagd? Janne Hermans, senior talent acquisition & development expert bij BMW Group, vertelt er meer over.

“Terwijl de job van een personal assistant vroeger overwegend uitvoerend en ondersteunend was, hebben onze strategy & business officers nu een uitgebreide rol in onze organisatie”, zegt Janne. “Bij BMW Group volgen ze trends in de markt, zoals de elektrificatie van voertuigen en wijzigingen in de fiscale wetgeving. Op basis daarvan brengen ze interessante onderwerpen aan op de directievergadering. Ze analyseren bedrijfscijfers, bereiden presentaties en workshops voor en worden actief betrokken bij de werking van onze organisatie. Strategy & business officers werken met andere woorden in eerste linie samen met de directie en staan in contact met het hele bedrijf.”

Het is duidelijk: een personal assistant is meer dan ooit een sparringpartner. Meer regisseur dan uitvoerder. “Dat maakt dat het profiel van deze medewerkers heel breed is en dat ze van alle markten thuis zijn. Onze strategy & business officers hebben kennis van sales, operations, finance én marketing”, gaat Janne verder.

De rol vraagt ook andere skills dan die van de klassieke management of personal assistant (waar de focus vooral lag op ondersteunen). “Ze moeten bijvoorbeeld analytisch en strategisch meedenken om complexe informatie helder over te brengen naar collega’s in alle afdelingen. En ze werken mee aan de budgetbesprekingen. Een groot verantwoordelijkheidsgevoel, een ijzersterke talenkennis en uitgebreide ervaring in digitale software zijn eigenlijk een must.”

“Deze functies worden bij BMW Group ingevuld door hoogopgeleide profielen, vaak met een economische achtergrond”, vertelt Janne. “Eigenlijk kan je ze op gelijke hoogte plaatsen met teamleaders en experten. Dat maakt de zoektocht naar geschikte profielen moeilijker … Ook omdat er een goede match moet zijn tussen de kandidaat en onze waarden en werking.”

De steeds hogere eisen zorgen voor een heuse war for talent: bedrijven staan te springen om getalenteerde professionals aan te werven.

Omdat de functie van strategy & business officer continu in beweging is, zijn er heel wat groeimogelijkheden. “BMW biedt dan ook jaarlijks een open aanbod aan trainingen. Onze medewerkers kunnen hier vrij uit kiezen en nemen hun groei zelf in handen, om de hogere eisen te kunnen volgen”, zegt Janne. “Er is ook ruimte voor ‘jobcrafting’: als onze collega’s aangeven waarin ze zich willen verdiepen, stemmen we het takenpakket zo veel mogelijk af op hun interesses en sterktes.”

Er valt nog zoveel boeiends te ontdekken over de functie van (personal) assistant … dus schreven we er bij Bright Plus een boek over! In ‘Goodbye assistant, hello professional?’ richten we de spotlights op dit uitdagende beroep. We brengen de sterke verandering van de functie in kaart en kijken wat de toekomst in petto heeft. Is de term ‘assistant’ bijvoorbeeld nog wel up-to-date? Bestel het boek via Owl Press (Borgerhoff & Lamberigts). Luister je liever naar onze verhalen? Check dan zeker onze podcast.