Een dag in het spoor van executive assistant Nadine

Hoe ziet de functie van executive assistant er vandaag uit en welke vaardigheden zijn belangrijk? Nadine vertelt je met veel passie over haar job.

Executive assistant Nadine zag haar job de laatste vijftien jaar evolueren. Ze kreeg steeds meer verantwoordelijkheid, inspraak en vrijheid. De lat ligt nu bijzonder hoog. “Er gebeurt veel achter de schermen, maar dat beseffen mensen niet altijd”, zegt Nadine. “Ik organiseer bijvoorbeeld interne en externe events zoals teambuildings, incentives en opleidingen. Als lid van het projectteam coördineer ik de kick-offmeetings en onze zomerconventie. Projecten van start tot einde opvolgen, zelf de lead nemen en ook het eindresultaat zien … Ja, dat geeft veel voldoening.”

“Geen enkele werkdag is hetzelfde. Mijn to-dolijst verandert wel tien keer per dag en taken combineren hoort erbij. Meer nog, die mix is eigenlijk het fijnste aan mij job. Ik krijg energie van die variatie en uitdaging.”

Om een manager te ondersteunen, heb je zelf ook management skills nodig, zoals zelf beslissingen nemen, people management en overtuigingskracht. Als executive assistant neem je veel verantwoordelijkheid op je schouders. Je komt er niet met een fixed mindset, want je moet elke dag inspanningen leveren om bij te leren en te groeien in je job. “Ook een 9-to-5-mentaliteit is niet aan de orde”, vult Nadine aan.

Welke vaardigheden dan wél essentieel zijn? “Je moet sterke communicatieskills hebben, omdat je in contact komt met medewerkers op verschillende niveaus, binnen en buiten de organisatie. Daarnaast zijn flexibiliteit en priority management essentieel, want lastminute aanpassingen kunnen doorvoeren en snel schakelen is een belangrijk deel van de job. Je hebt ook een groot netwerk nodig.”

Plannen die op het laatste moment wijzigen, dat brengt gewoonlijk heel wat stress met zich mee. Hoe gaat Nadine daarmee om? “Door proactief te werken vermijd je die druk”, antwoordt ze. “Eigenlijk moet je op voorhand al weten welke vragen of problemen er kunnen opduiken, zodat je in dat geval vlot beslissingen kan nemen.”

Assistants evolueerden het afgelopen decennium naar professionals die zich meer en meer specialiseren in één vakgebied. Wij vroegen ons af of de functietitel ‘assistant’ de groeiende verantwoordelijkheden wel voldoende accentueert. In ‘Goodbye assistant, hello professional?’ proberen we die vraag te beantwoorden en gaan we dieper in op de evolutie van het assistantberoep.

Op onze blog delen we interviews en tips uit ons boek. Blader door onze artikels en ontdek nog meer getuigenissen van ervaringsdeskundigen zoals Nadine, maar ook interessante checklists en advies van experten.