Podcast: de (r)evolutie van het assistantberoep | Goodbye Assistant, Hello Professional EP1

Hoe komt dat? We gingen op onderzoek voor ons boek ‘Goodbye assistant, hello professional?’ en lichten de antwoorden toe in onze podcast. In de eerste aflevering gaat Xavier Taveirne in gesprek met auteur Linda Cappelle, CEO van Bright Plus, en marketing manager Violaine Baeten. Ontdek in dit artikel alvast enkele straffe inzichten als voorproefje.

In de afgelopen 25 jaar maakten secretaresses plaats voor office managers en assistants. De functietitel evolueerde mee met de focus van het beroep: van een uitvoerende naar een coördinerende en uiteindelijk een zelfstandige rol met veel verantwoordelijkheden. Die evolutie stopt niet, want vandaag specialiseren assistants zich steeds vaker in een bepaald vakdomein als meertalige professionals. Dus is het misschien tijd om de functie te herdopen?

“In de titel van ons boek — ‘Goodbye assistant, hello professional?’ — staat heel bewust een vraagteken”, zegt Linda Cappelle. “We willen namelijk een open debat voeren. Bij Bright Plus vragen we ons vooral af of de titel van assistant nog voldoende vertelt wat de functie precies inhoudt.”

Wat ligt nu precies aan de basis van die specialisatie binnen het assistantberoep? “Digitale tools helpen om bepaalde taken efficiënter en effectiever af te werken”, merkt Linda op. “Vroeger was agendabeheer bijvoorbeeld een belangrijke taak van een assistant, maar door digitalisering kan een manager makkelijk zelf een meeting inplannen.”

“Omdat die tijd van eerder uitvoerende taken vrijkomt, is er ruimte voor andere uitdagingen. Je kan zo je eigen takenpakket mee vormgeven en er zijn tal van groeikansen. Om dat potentieel ten volle te benutten, zijn nieuwe skills en vaardigheden nodig.”

Is die specialisering wel altijd een goeie zaak voor bedrijven, die soms misschien juist nood hebben aan iemand die van alle markten thuis is?

“Het ene sluit het andere niet uit. Er zijn nog steeds vacatures voor bredere assistantfuncties en daar is niets verkeerd mee. In kleinere organisaties bijvoorbeeld, de kmo’s, nemen medewerkers algauw verschillende functies voor hun rekening. Grote organisaties zijn dan weer meer geneigd om aan te werven met het oog op bepaalde specialisaties. Welke manier van aanwerven nu de beste zet is, hangt vooral af van de ambitie van de medewerker zelf en of die matcht met die van het bedrijf. Iemand die aan jobcrafting wil doen en daar ook de ruimte voor krijgt, zal er alles aan doen om er een succes van te maken”, besluit Linda.

Marketing manager Violaine Baeten maakte de veranderingen in het assistantberoep van dichtbij mee, toen ze meewerkte aan twee eerdere boeken over deze functie. Ze legde haar oor te luister bij  meertalige professionals, docenten, studenten en managers om te kijken hoe zij de evolutie ervaren. Zo weet Bright Plus welke skills belangrijk zijn en kunnen we als hr-partner inspelen op de moderne arbeidsmarkt.

“Ons eerste boek uit 2007 ging over de klassieke assistantfuncties zoals de personal assistant en management assistant. Die waren als rechterhand van de manager echte duizendpoten — om het met enkele stereotypen te zeggen”, begint Violaine. “In 2013 schreven we een update. We merkten toen dat de klassieke functies langzaamaan plaats maakten voor enkele specialisaties. Ook projectmatig werken won aan belang. Die evoluties kwamen sindsdien allemaal in een stroomversnelling. Assistants werken nu projecten van a tot z uit en krijgen meer verantwoordelijkheden. De focus ligt op levenslang leren.”

Ondanks alle positieve veranderingen blijft assistant een knelpuntberoep, waardoor er een heuse war for talent aan de gang is. “Dat is deels een kwantitatief probleem, door vergrijzing en retentie. Nu de babyboomers stilaan op pensioen zijn, staan er simpelweg te weinig jongeren klaar om hun jobs in te vullen. Ook blijven werknemers vaak lang bij een organisatie, dus is er minder beweging op de arbeidsmarkt”, weet Linda Cappelle. “Daarnaast is er ook een imagoprobleem, dat we met ons boek bespreekbaar willen maken. De focus ligt vandaag helaas nog altijd op het ondersteunende verhaal, terwijl deze medewerkers mee het bedrijf rechthouden en daardoor veel kansen krijgen om te groeien.”

Het is duidelijk: verandering is de enige constante en dat houdt het assistantberoep boeiend. De arbeidsmarkt en de functie zullen blijven evolueren. Wil je er meer over weten? Bestel het boek ‘Goodbye assistant, hello professional?’.