Zakelijk telefoneren: 30 standaardzinnen in het Engels

Als je op kantoor de telefoon beantwoordt, wil je uiteraard professioneel overkomen.
Deze twee voorbeelden komen van pas.

1. Hello/Good morning/Good afternoon. [Naam bedrijf], [jouw naam] speaking. How may I help you?

Bijvoorbeeld. Je heet Liesbeth en je werkt bij Bright Plus. Dan klinkt je openingszinnetje als volgt:

Good morning! Bright Plus, Liesbeth speaking. How may I help you?

De beller weet meteen wie je bent en krijgt de gelegenheid om uit te leggen waarom hij of zij belt.

2. [Naam bedrijf], [jouw naam] speaking.

Deze is iets bondiger: Bright Plus, Liesbeth speaking.

Of nog korter: “This is [jouw naam].” of “[Jouw naam] speaking.”

Soms ben jij de persoon die het telefoongesprek begint. Met een van deze uitdrukkingen kun je je gesprekspartner begroeten.

3. Hello, this is [jouw naam] from [naam bedrijf].

Bijvoorbeeld, je bent Sarah Vanderpoorten en je werkt voor Bright Plus. Dan zeg je:

“Hello, this is Sarah from Bright Plus.”

Je kunt ook je achternaam toevoegen als je weet dat de gesprekspartner jou niet goed kent.

4. Hi, it’s [jouw naam] from [naam bedrijf].

Om een telefoongesprek te beginnen, kun je ook zeggen: Hi, it’s Sarah Vanderpoorten from Bright Plus.”

Het is belangrijk om de juiste persoon aan de lijn te krijgen. Dit zijn nuttige opties.

5. May I speak to [naam persoon]?

Deze eerste zin is een vraag en iets formeler dan de tweede optie.

May I (please) speak to Mr. Smith?

6. I’d like to speak to [naam persoon], please.

Bijvoorbeeld: “I’d like to speak to Mr. Smith, please.”

Deze kun je gebruiken als je er vrijwel zeker van bent dat de persoon met jou wil praten.

Bij het begin van het telefoongesprek leg je het best even uit waarom je belt. Zo kun je meteen ter zake komen met je gesprekspartner.

7. I’m calling to ask about/discuss/clarify…

I’m calling to ask about your current printing promotion.

8. I just wanted to ask…

I just wanted to ask if you need any more articles for next month’s magazine.

9. Could you tell me…?

Could you tell me the address of Friday’s networking event?

Wil een beller iemand spreken die er niet is? Dan neem je het best een boodschap aan. Dit kan als volgt:
 

12. I’m sorry, she/he’s not here today. Can I take a message?

13. I’m afraid he/she’s not available at the moment. Can I take a message?

Hiermee weet de beller nog niet waarom hij/zij onbereikbaar is. Wil je deze info kwijt, dan kun je het volgende zeggen:

I’m afraid she’s in a meeting until 4 p.m. Can I take a message?

14. May I ask who’s calling, please?

Deze zin kun je gebruiken als je beleefd wilt te weten komen wie je aan de lijn hebt.

15. I’ll give him/her your message as soon as he/she gets back.

Nadat je de boodschap van de beller hebt genoteerd, kun je deze zin zeggen.

Bel jij iemand en is die persoon niet bereikbaar? Dan kun je op jouw beurt een boodschap achterlaten. Enkele nuttige zinnen.

16. Could you please take a message? Please tell her/him that…

Could you please take a message? Please tell her that Marleen from accounting called about Mr. Corleone’s expense reports.

17. I’d like to leave her/him a message. Please let her/him know that…

I’d like to leave him a message. Please let him know that tomorrow’s lunch meeting has been cancelled.

Als je geen bericht wilt achterlaten, vraag dan wanneer je het best terugbelt.

18. When is a good time to call?

19. When is she/he going to be back?

Wees beleefd als je mensen om informatie vraagt. Het hulpwerkwoord ‘could’ en een vraag is daarbij aangewezen.

20. Could I ask what company you’re with?

21. Could you give me your mobile number, please?

Maak je geen zorgen als je je gesprekspartner niet hebt begrepen. Dat gebeurt ook bij native speakers! Vraag de persoon gewoon om de informatie te herhalen: “I’m sorry, could you please repeat that?”

Als je namen moet noteren, vraag hem/haar om de woorden voor jou te spellen. Deze twee zinnen kun je daarvoor gebruiken.

22. Could you spell that for me, please?

23. How do you spell that, please?

Het kan nooit kwaad om belangrijke informatie te dubbelchecken:

24. Let me see if I got that right.

Let me see if I got that right. Your name is Michael Corleone, C-O-R-L-E-O-N-E, and your phone number is 555-222-1111, correct?

Als je van je gesprekspartner iets gedaan wilt krijgen, is het zaak om beleefd te zijn. ‘Could’ en ‘please’ zijn dan in het Engels de magische woorden.

25. Could you send me an email with the detailed offer?

26. Do you mind sending me the report again, please?

Denk eraan dat na woorden als ‘when en ‘as soon as’ in het Engels geen toekomstige tijd volgt.

27. I’ll ask him to call you as soon as he gets back.

28. I’ll send you the report as soon as possible.

Vergeet niet om je gesprekspartner te bedanken voor zijn of haar telefoontje of hulp. Dit kan op verschillende manieren.

29. Thank you very much for your help.

30. Thanks for calling.

Je telefoonetiquette bijschaven in het Nederlands, Frans, Engels of Duits?
ElaN Languages to the rescue!