Zo beheers je je mailbox

Katrien Meekers, trainer bij NCOI Learning, leidt ons doorheen Outlook. “Een uur investeren in een opleiding geeft je meteen het dubbel aan tijdswinst.”

Veel mensen werken dagelijks met Outlook, maar kennen niet alle functies van het programma. Hoe komt dat, denk je?
Ik denk dat er twee profielen zijn van Outlook-gebruikers. De eerste groep heeft interesse in het programma, kent enkele functionaliteiten maar ziet de kans niet om die kennis uit te breiden door een druk werkschema. Dat is zonde, want specifieke functionaliteiten zoals snelle stappen, regels en tekstblokken zorgen ervoor dat je veel efficiënter met Outlook kan werken. Met een kleine push zijn deze mensen snel vertrokken om zelf verder  te experimenteren. Een tweede groep is met andere dingen bezig en heeft geen natuurlijke interesse voor software. Voor hen is het helemaal nuttig om kennis op te doen zodat ze durven aan de slag te gaan met Outlook.

Hoeveel tijd kan je uitsparen door efficiënt met Outlook te werken?
Dat hangt natuurlijk van je startpositie af. Wanneer je een leek bent in Outlook, boek je na één sessie met tips en tricks al een grote vooruitgang. Maar ik merk dat zelfs ervaren deelnemers sommige eenvoudige functionaliteiten nog niet kennen. Veel mensen denken dat ze geen tijd hebben voor een opleiding. Maar in het Frans hebben ze daar een mooie uitdrukking voor: reculer pour mieux sauter. Zo leg ik het ook uit. De tijd die je in een opleiding investeert, verdien je dubbel terug, zelfs meteen op korte termijn.

Er zijn mensen die al jaren vertrouwd zijn met Outlook. Wat kan je hen nog bijleren?    Het is niet omdat iemand al 10 of 20 jaar met Outlook werkt, dat ze niets meer kunnen bijleren. Integendeel. Dat kan soms om heel eenvoudige tips gaan, zoals werken met kleurencategorieën of werken met regels. Iedereen heeft volgens mij baat bij een opfrissing en update van de materie. Nog meer efficiëntie komt soms uit een kleine hoek.

Wat zijn de nieuwigheden in Outlook?
De ontwikkelingen van Microsoft zijn op dit moment natuurlijk toegespitst op het cloudwerken. Outlook is een klassieker, die gaat niet zomaar verdwijnen, zoals sommige mensen vrezen. Maar wat nieuw is, zijn de functionaliteiten in het programma die een connectie maken met apps als Teams of OneNote. Die apps worden geïntegreerd in Outlook en omgekeerd.

Welke vind je handig?
Er zijn er meerdere waar ik het met de deelnemers over ga hebben. Om er alvast eentje op te noemen denk ik aan de connectie tussen OneNote en Outlook. Ik vind het zelf niet altijd even evident om mails terug te vinden in Outlook. Maar wanneer er een mail binnenkomt over een onderwerp waarover ik al notities nam in OneNote, dan kan ik die gewoon doorsturen naar de juiste plek in OneNote. Zo hoef ik bijna nooit meer op zoek naar een mail, alles is verzameld op één plek. Door de bruggetjes tussen Outlook en apps als OneNote en Teams, werk je sneller en wordt je mailverkeer verlicht.

Je zei eerder al dat sommige mensen vrezen dat Outlook zou verdwijnen. Is het door zo’n vernieuwingen dat het zal blijven bestaan?
Ja, maar niet alleen daardoor. In heel veel situaties is het nog altijd nodig om een mail te versturen. Maar het is wel belangrijk om als bedrijf een goed intern beleid te hebben rond het gebruik van de communicatiemiddelen. Wanneer gebruik je een mail, wanneer de chatfunctie, wanneer bel je? Op dat vlak is het handig dat je jouw status in Outlook synchroniseert met Skype of Teams. Zo zien je collega’s meteen of je bezet of beschikbaar bent, en kan je met één klik kiezen of je per mail wil antwoorden of liever meteen belt. Ik ben heel enthousiast over die koppelingen die alleen nog maar gaan uitbreiden.

Wat vind je zo boeiend aan opleiding geven over software?
Ik heb eigenlijk een achtergrond in lesgeven in het secundair onderwijs, voornamelijk talen. Drie jaar geleden solliciteerde ik bij Learnia en zo kwam ik ook bij NCOI Learning terecht. Door zelf softwareopleidingen te volgen, ontdekte ik al die handige programma’s die mijn leven veranderden. En zo kwam de carrièreswitch. Het is een fijne job omdat ik niet alleen met software, maar vooral ook met mensen bezig ben. Als je zelf enthousiast bent, is het gemakkelijk om dat ook over te brengen en iets te promoten waar je helemaal in gelooft.