Spanning op de werkvloer? Ga constructief om met conflicten

Achterkamertjespolitiek, concurrentie onder collega’s of een gebrek aan transparantie op de werkvloer, het zijn zaken die snel tot misverstanden, frustraties en uiteindelijk zelfs conflicten kunnen leiden. Vaak spelen factoren zoals stress, onduidelijke rollen en verwachtingen en een gebrek aan (goede) communicatie hierin een grote rol.

Soms liggen er persoonlijke issues aan de basis, maar ook de cultuur binnen een organisatie kan ervoor zorgen dat spanningen sneller escaleren. Gelukkig hoeft het niet altijd zo te zijn. Ja, conflicten op het werk zijn onvermijdelijk, maar dat betekent niet dat ze onoplosbaar zijn. Met deze 7 tips leer je om met spanningen om te gaan en conflicten op te lossen zodat het hele team weer soepel kan samenwerken.

De voornaamste oorzaak vaan conflicten op het werk is zonder twijfel een gebrek aan (transparante) communicatie. Een goede eerste stap is dan ook om open en eerlijk te praten met je collega’s. Probeer misverstanden snel uit de wereld te helpen en durf ook je eigen gevoelens te delen, zonder meteen met de vinger te wijzen. Luister daarnaast actief naar de ander en probeer te begrijpen waar je collega mee worstelt.

Het 4G-model voor feedback kan je hierbij helpen. Het is een eenvoudig en effectief raamwerk om feedback op een gestructureerde en constructieve manier te geven, zonder te subjectief, oordelend of emotioneel te worden.

1. Gedrag

Begin met het benoemen van concreet en observeerbaar gedrag. Beschrijf wat je hebt gezien of gehoord, zonder er een interpretatie aan te geven. Dit helpt om het gesprek objectief te houden.
Voorbeeld: "Ik merkte dat je tijdens de meeting meerdere keren het woord nam terwijl ik nog aan het praten was."

2. Gevoel

Vervolgens benoem je welk gevoel het gedrag bij jou oproept. Dit zorgt voor een persoonlijke en eerlijke toon, waardoor de feedback minder aanvallend overkomt.
Voorbeeld: "Ik voelde me daardoor ongehoord."

3. Gevolg

Geef aan welk effect het gedrag heeft op jou, het team of de werksituatie. Door de gevolgen te benoemen, wordt duidelijk waarom het gedrag problematisch kan zijn.
Voorbeeld: "Het gevolg was dat anderen minder aan bod kwamen, en het overleg minder efficiënt verliep."

4. Gewenst gedrag

Sluit af met een voorstel voor verbetering in de toekomst. Dit geeft de ontvanger iets concreets om mee te werken.
Voorbeeld: "In de toekomst zou het fijn zijn als we elkaar wat meer de ruimte geven om ideeën in te brengen en elkaar laten uitspreken."

Politieke spelletjes ontstaan vaak door een gebrek aan vertrouwen binnen een team. Mensen voelen zich bedreigd en gaan elkaar tegenwerken. Het is daarom belangrijk om actief te werken aan een cultuur van vertrouwen. Dat betekent dat je niet alleen eerlijk moet zijn over je intenties, maar ook consequent moet zijn in je acties. Vertrouwen win je niet in één dag, wel door geduldig samen te werken en op elkaar te kunnen rekenen.

Wanneer spanning de kop opsteekt, verliezen mensen vaak het grotere plaatje uit het oog. Door de focus te leggen op het gemeenschappelijke doel van het team, kan je helpen om de spanning te ontladen. Wat willen jullie als team bereiken? En hoe kunnen jullie samen de obstakels overwinnen? Dit helpt om persoonlijke belangen en onderlinge frustraties te relativeren en de neuzen opnieuw in dezelfde richting te krijgen.

Soms zijn conflicten te ver gevorderd om ze nog met een eenvoudig gesprek op te lossen. In dat geval kan het helpen om een neutrale derde partij in te schakelen, zoals een HR-professional, teamcoach of bemiddelaar. Een buitenstaander kan vaak objectiever naar de situatie kijken en helpen om een constructieve dialoog op gang te brengen. Zorg er wel voor dat iedereen zich gehoord voelt en dat er op zoek wordt gegaan naar een win-winsituatie.

Vaak escaleren conflicten omdat emoties niet worden erkend. Door empathisch te luisteren en te begrijpen hoe een collega zich voelt, geef je ruimte aan hun emoties zonder meteen oplossingen te bieden. Dit kan helpen om spanningen te verminderen en zorgt voor een meer open dialoog.

Conflicten worden soms persoonlijk, maar het is enorm belangrijk om te focussen op het probleem in plaats van de ander als persoon aan te vallen. Door objectief te blijven en alleen het gedrag of de situatie te bespreken, wordt de kans kleiner dat de situatie escaleert en blijft de communicatie professioneel en constructief​.

Voorkomen is beter dan genezen, ook als het op conflicten aankomt. Fijn dat de plooien weer gladgestreken zijn, maar dat wil je ook in de toekomst zo houden. Daarom is het belangrijk om duidelijke afspraken te maken over hoe jullie voortaan met elkaar zullen omgaan en communiceren, zodat jullie niet meer in hetzelfde steegje belanden. Denk aan afspraken over hoe jullie omgaan met feedback, hoe je elkaar aanspreekt op gedrag of hoe je voorkomt dat misverstanden escaleren.

Ben je op zoek naar meer tips om goed samen te werken? Neem een kijkje tussen onze blogs.