Conseils pour remettre de l’ordre dans vos papiers à la maison

Au travail, mettre et tenir votre administration en ordre font tout simplement partie du boulot. Mais peu de gens possèdent également à la maison un système permettant de s’y retrouver dans cette montagne de paperasse. Conséquence : les extraits de compte, les papiers relatifs aux impôts et autres documents s’amoncèlent. De sorte qu’au final, vous avez encore moins envie de remettre de l’ordre dans ce chaos administratif. Il est temps de briser ce cercle vicieux et d’enfin ramener la paix dans votre foyer et dans votre tête.

La gourou japonaise du rangement Marie Kondo inspire de nombreuses personnes à travers le monde en vue de se débarrasser de tout le fouillis dans leur maison. Grâce à ces astuces très simples, elle crée des espaces ordonnés qui respirent et inspirent le calme.

• Deux options : garder ou jeter.
  Lorsqu’une chose vous procure de la satisfaction, gardez-la. Dans tous les autres cas, débarrassez-vous-en. Ce principe est un peu plus compliqué à appliquer à la paperasserie mais il y a tout de même de quoi vous inspirer. Les documents que vous ne consultez jamais ou dont vous n’avez pas besoin, par exemple les modes d’emploi des appareils culinaires simples, de vieux tickets de caisse, des papiers de garantie périmés depuis longtemps déjà… peuvent directement aller à la poubelle. Quant aux autres documents importants, mettez-les sur une pile à part pour y apporter une structure logique.
   
• Travaillez par catégorie.
  Mettre de l’ordre en soi peut déjà vous apporter de l’apaisement, à condition de le faire de manière structurée. Au lieu de ranger pièce par pièce, mieux vaut par exemple fonctionner par catégorie : les jouets, les livres, les papiers…
   
• Plus les possibilités de rangement sont nombreuses, plus c’est le bazar.
  Des possibilités de rangement sont utiles mais accordez toujours la priorité au rangement lui-même. Sinon, il y a de grandes chances pour que vous continuiez à remplir ces armoires, boîtes et dossiers pratiques avec des choses et des papiers que vous auriez mieux fait de jeter.

Réservez au moins une demi-journée pour mettre vos papiers en ordre. Mais libérez aussi un espace dans votre maison où vous aurez de la place pour entasser tous vos documents, dossiers et boîtes.

Avant de commencer à faire le tri, imaginez un système pratique pour vous. Prévoyez par exemple une catégorie pour les documents officiels que vous devez toujours garder, une pile pour tout ce qui peut être éliminé après un an ou même avant… Ou faites une subdivision par thème : tous les documents relatifs à votre habitation ensemble, tout ce qui concerne la santé ensemble, une catégorie reprenant les documents destinés au fisc. Du moment que vous vous y retrouvez dans ce système, c’est bon.

Tout d’abord, faites des piles par catégorie que vous aurez définies au préalable. Ensuite, vous pouvez commencer à mettre de l’ordre dans celles-ci. A l’exception de certains documents permanents, bon nombre de papiers peuvent déjà prendre la direction de la poubelle ou du destructeur de document au cours de cette phase. Quelques directives pour la conservation de documents :

• A conserver 1 mois : tickets de caisse pour les petits montants (si vous avez l’intention d’échanger quelque chose).
• 6 mois : notes de restaurant et d’hôtel.
• 1 an : factures de transport et exploits d’huissier.
• 2 ans : factures d’achat et/ou preuves de garantie des appareils électriques, des meubles, factures de services d’utilité publique. Pensez à tout scanner et à les enregistrer au format numérique (cela peut toujours être utile pour votre assurance contre le vol par exemple).
• 5 ans : honoraires d’avocats, factures et honoraires du notaire, documents bancaires, quittances d’emprunts ou de crédits hypothécaires, contrats de location et paiements, allocations de chômage.
• 7 ans : copie de votre déclaration de revenus et justificatifs éventuels (factures, fiches de salaire, comptabilité, attestations).
• 10 ans : factures et contrats des biens immobiliers, entrepreneurs et architectes (construction et rénovation), documents d’assurance.
• Jusqu’à votre pension : fiches de salaire (de préférence, aucune obligation légale), l’extrait annuel reprenant vos données salariales pour le calcul de votre pension.
• A vie : carnet de santé, de vaccination et de mutuelle, résultats d’analyses et d’examens, diplômes, actes de naissance, d’adoption ou de reconnaissance, contrat de cohabitation, contrat de mariage, actes notariés, testaments.

Au cours d’une dernière phase, placez le tout dans un système de rangement pratique. Conseil : choisissez de préférence quelque chose qui ne vous demande pas trop de travail. Evitez par exemple les fardes à anneaux car vous devez à chaque fois perforer les documents ou les glisser dans des chemises en plastique. Les dossiers suspendus ou des boîtes représentent une excellente alternative.

Prenez à présent la bonne habitude de ranger ou de jeter directement vos nouveaux papiers. Organisez aussi une fois par an – par exemple lorsque vous remplissez votre déclaration d’impôts – une nouvelle action de rangement lors de laquelle vous éliminez les papiers dont vous n’avez plus besoin.