Waarom feedback op een cactus lijkt

In dit artikel:

• Waarom is/lijkt feedback tegelijk zo moeilijk?
• Wat zijn de belangrijkste tips om feedback te geven?
• En wat met de ontvanger?
• Hoe pakken jullie dit aan binnen Bright Plus?

“Dankzij feedback kun je kansen grijpen of opzoeken”, stelt Lies Pieters, business manager van het filiaal van HR-partner Bright Plus in Gent. “Of zoals wij het intern altijd zeggen: feedback makes you grow.”

Collega Annelies De Witte, business manager in het filiaal in Geel, sluit zich hierbij aan: “Dankzij feedback krijg je kansen in je job, in je professionele leven en daarbuiten”, stelt ze. “Bright Plus is een lerende organisatie en feedback helpt ons heel erg.” In die zin is feedback naar en vanuit klanten ook erg belangrijk.

“Feedback is de spreekwoordelijke cactus waar je liever niet aan wilt komen. Of noem het de olifant in de kamer”, stelt Lies. “Dat komt omdat we de andere niet willen kwetsen. Maar net dat mag je niet tegenhouden.”

“De vergelijking met de cactus hanteerden we ook bij de interne trainingen”, vult Annelies aan. “Daar deden we ook de oefening van het bekende tv-programma: ‘Wat als… feedback verboden is’. De frustraties die zo’n ‘verbod’ met zich mee zouden brengen, met dalende productiviteit en afzwakkende motivatie tot gevolg, doen je inzien dat we die feedback echt wel nodig hebben.”

“Eerst en vooral is het belangrijk om te weten hoe je feedback geeft”, stelt Annelies. “Twee zaken staan daarbij al voorop: focus op gedrag en hanteer de ik-boodschap. Daarom zeg je dan bijvoorbeeld best: ik heb gezien dat iets zo is gebeurd en zo voel ik me erbij”, illustreert ze.

“Je mag ook gerust refereren naar je gevoel. Zeg erbij dat je de ander niet wilt kwetsen of dat je niet wilt zeuren. Of desnoods dat je angst hebt om je punt over te brengen.”

Een ander aandachtspunt is dat iedereen anders is. “Iedereen geeft of krijgt feedback vanuit zijn of haar eigen perspectief”, oppert ze. “Die eigenheid moet je zeker respecteren. En vertrouwen is daarbij erg belangrijk”, klinkt het. “Je mag de boodschap inkleden en het geschikte moment afwachten. Een beetje opwarmen mag, maar je moet wel je intentie duidelijk maken. De boodschap moet ook landen.”

Daarom geven de twee managers aan dat de zogenaamde sandwich-techniek vaak niet de beste aanpak is. “Dan stop je wat je aan feedback wilt aangeven ergens tussen en gaat de essentie en dus ook je feedback verloren”, meent Lies.

Belangrijk is volgens haar ook om naar de toekomst te kijken. “Geef aan hoe je dat ene aspect in de toekomst anders en beter zou doen. Spreek een plan van aanpak af. Zo kom je naar een gezamenlijke oplossing, en dus ook naar persoonlijke groei.”

“Een belangrijk punt, want vaak gaat het bij feedback en training over het geven van feedback”, benadrukt Lies. Maar ook de ontvangende partij speelt zijn rol. It takes two to tango. “Als ontvanger van feedback moet je begrijpen waarover het gaat. Als dat niet het geval is, ga je er gerust dieper op in”, stelt ze.

Belangrijk is het eigen referentiekader: wat kan ik ermee? “Probeer de boodschap rationeel te benadrukken. Feedback kan ook pijn doen, emoties spelen soms op.”

Weet ook dat feedback tweerichtingsverkeer is. “Je moet als ontvanger openstaan voor feedback. Je mag er altijd naar vragen en het kan ook geen kwaad om ervoor te bedanken. Het is een utopie dat je in je job niet meer zou kunnen groeien of niets meer zou kunnen bijleren.”

Bij Bright Plus loopt er een (uitgebreid) project met een aantal feedback-ambassadeurs. We hebben zelfs een eigen logo. Naast de training werden er filmpjes, vlogs, workshops en teamsessies verzorgd rond feedback. Het komt ook aan bod in e-learnings en bij de onboarding van nieuwe medewerkers.

“Het is een project dat breed gedragen moeten worden. We wilden ook iedereen bereiken en leggen altijd de link met persoonlijke groei”, stelt Annelies.

Wat is het resultaat van hun feedbackproject van achttien maanden? “We hebben alvast de indruk dat onze organisatie erop vooruit is gegaan qua verbinding, samenwerking en doorstroming van informatie. We deden het ook beter bij het jaarlijkse Great Place to Work-onderzoek onder de medewerkers, wat een mooie indicatie is dat feedback werkt”, stelt ze.

Of hoe de boodschap rond feedback wel geland lijkt te zijn. “Al moet het bij feedback zeker ook over de kleine dingen gaan.” En om het helemaal positief af te ronden: “een compliment over iemand die iets in zijn werk goed heeft gedaan, dat is bijvoorbeeld ook feedback.”