Het nut van timemanagement

Waar besteed jij je tijd aan? Uit onderzoek blijkt dat de helft van de werktijd opgaat aan terloopse activiteiten als e-mail, telefoons, kleine klusjes en collega’s die even langslopen. Trek van de resterende tijd nog je afspraken af, dan hou je per dag maar zo’n twee uur over voor het echte werk. Dat wordt problematisch als je – zoals zoveel mensen – moet woekeren met je uren.

Voor een assistant is tijd extra waardevol, dat blijkt ook uit de befaamde Pareto wet.

Een belangrijk principe van timemanagement is de wet van Pareto. Vilfredo Pareto was een Italiaanse socioloog en econoom uit de 19de eeuw. Hij beweerde dat 80% van de ineffectieve inspanningen voor 20% resultaat zorgt, maar dat 20% van onze effectieve inspanningen voor 80% van het resultaat kan zorgen.

Hoe breng je dit principe naar de praktijk? Het is belangrijk te focussen op de 20% die het verschil maken. Want die 20% geven je 80% van je resultaten. Het is dus van uiterst belang deze taken te identificeren en je daarop te concentreren. Wanneer de dagelijkse routineklussen de overhand beginnen te nemen, denk dan aan de 20% van je taken dat echt van belang is. De resterende 80% kan waarschijnlijk nog even tot morgen wachten…

Het is natuurlijk onmogelijk om permanent 100% productief te zijn. Ook interactie met collega’s is een belangrijk en gezond onderdeel van je werkleven.

Daarnaast is het belangrijk om ook eens een afspraak met jezelf te maken. Als je de tijd neemt om je batterijen op te laden (op eender welke manier je dat dan ook doet), dan is iedereen erbij gebaat: zowel je manager, als je gezin en je collega’s. Neem dus die agenda, en plan wat tijd voor jezelf in met dingen die je graag doet. Deze afspraken mogen absoluut niet opgeofferd worden voor het werk.

Het Pareto principe, moet een dagelijkse herinnering zijn om 80% van je tijd en energie te stoppen in die 20% taken die echt het verschil maken. Je moet niet enkel slim werken, je moet vooral slim werken op de juiste taken!