9 vacatures voor Jobs assistant brussels vast contract administratie en office

Ben jij proactief, communicatief en een Excel-expert?Lees dan snel verder, want de job Personal Assistant in Elsene is jou op het lijf geschreven!Solliciteer nu!

Dit zijn je verantwoordelijkheden als Personal Assistant in Elsene:

• Documentbeheer: opmaken, classificeren en archiveren van documenten.
• Aanvragen van nieuwe cliënten/materies en bijhouden van dossiers.
• Organiseren en voorbereiden van vergaderingen en boekingen (zoals restaurants, vervoer en hotels), en notuleren.
• Beheren van de (e-)billing van advocaten (inclusief factuur opvolging en herinneringen naar cliënten), en voorbereiden van e-mails en presentaties met MS Office (Word, Power.Point). 
• Vertalen van documenten en opvolgen van claims.

.

Ben jij op zoek naar een nieuwe, gevarieerde Management Assistant functie?Dan is deze uitdaging helemaal voor jou!Als Management Assistant werk je samen in een team met andere adviseurs en rapporteer je direct aan de directeur.

Deze taken vind je terug in jouw takenpakket : 

• In nauwe samenwerking met de directie organiseer je de dagdagelijkse activiteiten m.b.t.het secretariaat, administratie en organisatie. 
• Dankzij jouw ondersteuning kan de directie terugvallen op een duidelijke agenda en worden afspraken volgens prioriteiten ingepland. 
• Je biedt administratieve ondersteuning op diverse niveaus (documentbeheer, opvolgen van facturen, beheren van contactgegevens,.).
• Jij bent het aanspreekpunt voor vragen en klachten van partners. 

.

Ben je op zoek naar een nieuwe uitdaging als Billing Assistant?Ben je nauwkeurig en klantgericht?Lees dan zeker verder!

Het takenpakket bestaat als volgt:

• Je coördineert het facturatieproces
• Je bereidt de facturaties voor elk begin van de maand
• Je volgt de betalingen op en stuurt rappels in samenspraak met de advocaat
• Je bereidt creditnota’s voor
• Op termijn kan je de nieuwe assistants die opstarten opleiden ivm billing

 

.

Je bent dagelijks telefonisch in contact met een brede waaier aan externe relaties waaronder nutsdiensten. Je verzorgt de opmaak van allerhande presentaties (bv..

Voor een familiebedrijf in Evere zijn we op zoek naar een gedreven en proactieve Management Assistant die niet alleen administratief sterk is, maar ook een passie heeft voor precisie en kwaliteit.Jij zorgt ervoor dat alles achter de schermen vlot verloopt: van het opvolgen van bestellingen tot het ondersteunen van het managementteam bij allerlei administratieve taken.

Hierbij een greep uit jouw takenpakket:

• Eerste aanspreekpunt voor klanten, vertegenwoordigers en leveranciers: alle inkomende oproepen en klantencontacten, inclusief klachtenbehandeling en probleemoplossing.
• Ondersteuning van de Managing Director: algemene administratie, debiteurenbeheer, verzekeringen en documentvoorbereiding.
• Voorbereiden en opvolgen van offertes, inclusief prijsdoorstuur en eenvoudige calculaties.
• Bestellingen opvolgen van orderontvangst tot verzending en het opstellen van orderbevestigingen.
• Facturatie en verder debiteurenbeheer.
• Back-up voor administratieve collega’s bij afwezigheid (transport, douanedocumenten, enz.).
• Beheer en uitbouw van het CRM-systeem.
• Verantwoordelijkheid voor kwaliteitsmanagement en de jaarlijkse audit (ISO9001).
• Als spilfiguur zorg jij ervoor dat alles soepel verloopt en ondersteun je het team in alle administratieve en operationele processen!

.

Dan zoeken we een nieuw interessant project voor je dat je evenveel voldoening geeft als het vorige.Zo stap je naadloos over van de ene opdracht naar de andere.Je kan ingezet worden in functies zoals Sales Assistant, Office Assistant, Management Assistant, HR Officer, Administratief Bediende,….

Ben je op zoek naar een nieuwe uitdaging als Personal Assistant?Ben je proactief en communicatief?Lees dan zeker verder!

Het takenpakket bestaat als volgt:

• Je zorgt voor de layout van documenten
• Je maakt documenten, begeleidende brieven en presentaties op 
• Je bereidt stukkenbundels voor
• Je volgt timesheets op en bereidt de facturatie voor
• Je staat in voor de agendabeheer
• Je volgt de mailbox op
• Je organiseert meetings en boekt de ruimtes 
• Je zorgt voor de juiste klassement
• Je doet de opvolging van documenten die ondertekend moeten worden
• Af en toe zal je ook instaan voor travel management

.

Solliciteer vandaag nog voor deze job!Als Junior Executive Assistant bestaan je taken uit: We werken nauw samen met de Executive Assistants om Executives, directeuren en diverse teams te ondersteunen. Het organiseren van evenementen, het bijhouden van interne agenda's en het assisteren bij de voorbereiding en distributie van bedrijfsmaterialen via diverse kanalen Je staat in voor de afhandeling van correspondentie en telefoongesprekken, de voorbereiding van presentaties, onkostennota's en reisboekingen Je standaardiseert processen verder door procesbeschrijvingen, stroomdiagrammen en checklists te maken.Daarnaast identificeer je proactief verbeterkansen voor workflows.Als Junior Executive Assistant neem je deel aan vergaderingen en neemt notulen en volgt actiepunten op..

Je beheert de correspondentie en email verkeer (inschrijving, dispatching, opvolging en klassering) en werkt mee aan andere administratieve opvolgingstaken..